Número da Resolução	10733
Ano da Resolução(AAAA)	2021
Data da Resolução	Câmara Municipal do Rio de Janeiro, 21 de outubro de 2021
Ementa da Resolução	DEFINE RESPONSABILIDADES NAS ATIVIDADES DE GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO, INSTITUI O SISTEMA DE CONTROLE DE CONTRATOS – SISCON E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS
Data de publicação do DCM	22/10/2021
Observação
Estado da Resolução	Em vigor

DEFINE RESPONSABILIDADES NAS ATIVIDADES DE GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO, INSTITUI O SISTEMA DE CONTROLE DE CONTRATOS – SISCON E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS

CONSIDERANDO que a Lei nº 8.666/93, em seu art. 67, estabelece que a execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado,

CONSIDERANDO a necessidade de orientar e ofertar subsídios aos Gestores e Fiscais, bem como de padronizar os procedimentos de gestão e fiscalização dos contratos mantidos nesta Casa,

CONSIDERANDO o disposto na Resolução da Mesa Diretora nº 9.692/2018, que criou o “Projeto de Modernização e Integração de Sistemas Informatizados das áreas Administrativa, Contábil e Financeira – PMI”; e

CONSIDERANDO a necessidade de permanente aprimoramento dos controles administrativos e financeiros dos contratos geridos pela Câmara Municipal do Rio de Janeiro;

RESOLVE:

Art. 1º. Ficam definidos o escopo e as responsabilidades nas atividades de Gestão e Fiscalização dos contratos firmados no âmbito da Câmara Municipal do Rio de Janeiro - CMRJ; os órgãos responsáveis pela supervisão e coordenação; bem como o Sistema de acompanhamento a ser utilizado.

Art. 3º. A gestão dos contratos consiste no serviço geral de gerenciamento de contratos e será exercida por servidor especialmente indicado para tal fim, sendo responsável pelas atribuições previstas no Anexo I.

Art. 4º. A fiscalização dos contratos consiste no acompanhamento real da execução contratual e será exercida por, no mínimo, 2 (dois) servidores especialmente indicados para tal fim, escolhidos, preferencialmente, entre aqueles pertencentes ao quadro de servidores do setor interessado na contratação, sendo responsáveis pelas atribuições previstas no Anexo II.

Art. 5º. Os gestores serão indicados pela Diretoria Geral de Administração – DGA, cabendo ao setor requisitante do serviço ou da compra a indicação dos respectivos fiscais.

§ 1º. A designação formal deverá ser publicada no Diário Oficial da Câmara, por ato da DGA;

§2º. Conforme a complexidade do contrato, poderá ser dispensada a indicação de fiscais, mediante manifestação da DGA, exceto nos contratos com dedicação de mão de obra e de solução de tecnologia da informação;

§ 3º. Ocorrendo o disposto no parágrafo anterior, o gestor do contrato assumirá as funções atribuídas ao fiscal do contrato, no que couber;

§ 4º. O servidor deverá ser previamente comunicado da indicação para exercer o encargo de gestor ou fiscal de contrato, somente podendo recusá-lo nas hipóteses de impedimento e/ou suspeição;

§ 5º. O fiscal do contrato deverá acumular suas tarefas normais do cargo que ocupa na Administração Pública, podendo ser designado para fiscalizar até 3 (três) contratos, a depender da natureza e complexidade;

§6º. Dependendo das características do contrato, especialmente quando o acompanhamento exigir atividades e diligências diárias, o ato de designação poderá estabelecer dedicação exclusiva, para um ou mais dos fiscais designados, podendo tal designação ser revertida a qualquer tempo;

§ 7º. Havendo necessidade de alteração no gerenciamento ou na fiscalização do contrato, o responsável pela indicação inicial deverá encaminhar solicitação à autoridade competente, que avaliará o pleito.

Art. 6º. Caberá à Assessoria de Planejamento e Gestão – ASSEPLAG:

a) controlar os prazos contratuais, garantindo a adoção tempestiva de procedimentos que visem sua renovação ou a realização de nova licitação, conforme o caso, sem prejuízo da competência específica do gestor sobre o assunto;

b) supervisionar e coordenar os serviços realizados pelos gestores, zelando pelo adequado cumprimento de suas responsabilidades;

c) promover para a equipe de gestores e para a equipe de fiscalização a capacitação necessária para o desempenho de suas funções e coordenar, de forma permanente, programas de qualificação de gestores e fiscais de contratos;

d) desenvolver modelos de check-list para avaliação da qualidade de cada tipo de contrato;

e) verificar a manutenção das condições de habilitação exigida pela lei de licitações, edital e contrato, solicitando os documentos comprobatórios pertinentes;

f) acompanhar o processo licitatório em todas as suas fases, até a assinatura do contrato; e

g) realizar reuniões de orientação.

Parágrafo Único. Os gestores e os fiscais de contrato subordinam-se tecnicamente à ASSEPLAG.

Art. 7º. O gestor e o fiscal do contrato devem possuir conhecimentos específicos do objeto a ser fiscalizado, e conhecimento da metodologia de fiscalização.

§ 1º. Não poderá atuar como gestor ou fiscal de contrato o funcionário que:

i. esteja respondendo a expediente de natureza disciplinar;

ii. possua em seus registros funcionais punições em decorrência da prática de atos lesivos ao patrimônio público, em qualquer esfera da Administração Pública;

iii. tenha sido condenado em processo criminal por crimes contra a Administração Pública ou por ato de improbidade administrativa;

iv. tenha interesse pessoal direto ou indireto no resultado do contrato;

v. tenha relação de parentesco com o preposto, gerente, diretores, proprietários ou sócios da empresa contratada ou respectivos cônjuges ou companheiros;

vi.tenha amizade íntima ou inimizade notória com algumas das pessoas indicadas no item anterior;

vii. tenha relação de crédito ou débito com a empresa contratada ou com as pessoas indicadas no item “v”;

viii. tenha a prerrogativa, em qualquer momento da execução do processo, de manifestar-se quanto aos atos oriundos do contrato, como no caso de servidores do Controle Interno ou da Assessoria Jurídica, salvo quando o contrato for executado e controlado exclusivamente nessas áreas.

§ 2º. Caberá ao servidor firmar declaração de ausência dos impedimentos a que se refere o parágrafo anterior, conforme modelo estabelecido no Anexo III;

§ 3º. A ocorrência superveniente de qualquer situação que caracterize impedimento deverá ser comunicada imediatamente pelo servidor, por escrito, à autoridade que o nomeou;

§ 1º O SISCON deverá reunir todas as informações referentes aos contratos firmados pela CMRJ, permitindo a identificação do contratado; o acompanhamento da execução orçamentária e financeira; a vigência; e outras informações necessárias à gestão dos contratos.

§ 2º As correções e alterações de funcionalidade do sistema ficarão a cargo da ASSEPLAG;

§ 3 º A Diretoria de Tecnologia da Informação – DTI - deverá prover os meios necessários ao processamento regular do SISCON.

Art. 9º. Caberá à DGA promover o registro dos contratos e de seus aditivos, como também realizar o treinamento e o cadastro dos Gestores e Fiscais de Contrato no SISCON.

Art. 10. O gestor e fiscais dos Contratos deverão utilizar o SISCON como ferramenta de apoio ao desempenho de suas funções, responsabilizando-se pela fidedignidade dos dados existentes no sistema, bem como pela alimentação de informações necessárias ao acompanhamento e gestão dos contratos.

Art. 11. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário, em especial a Resolução da Mesa Diretora nº 8.031, de 19 de junho de 2012.

II - solicitar formalmente à contratada a indicação de preposto, podendo aceitar e propor alterações na indicação a qualquer tempo;

III - convocar e coordenar reunião inicial, registrada em ata, com a participação da contratada (signatário do contrato e/ou preposto); dos fiscais, quando houver, e de representante da ASSEPLAG, a fim de serem alinhados os procedimentos de acompanhamento da execução contratual e das regras estabelecidas, com vistas à devida e adequada gestão e fiscalização dos contratos;

IV – analisar, a cada pagamento efetuado, a documentação encartada no respectivo processo, conforme check-list previamente estabelecido pela ASSEPLAG, em especial aquela referentes aos comprovantes de recolhimento de FGTS e INSS, no caso de contratação de mão de obra, e respectivas certidões;

V – constatadas falhas ou inadequações na prestação do serviço, relatadas pelos fiscais do contrato, ou irregularidades na documentação apresentada, oficiar à contratada, determinando a adoção de medidas corretivas, com estabelecimento de prazos para regularização das faltas registradas e/ou defeitos observados na execução do contrato, e/ou a apresentação de documentação regular;

VI - comunicar à ASSEPLAG caso a documentação não seja regularizada ou não seja apresentada justificativa, conforme estabelecido no inciso anterior;

VII - administrar incidentes relativos a pagamentos;

VIII - manter controle atualizado dos pagamentos;

IX - controlar o saldo de empenho dos contratos e, quando necessário, requerer os respectivos reforços;

X - encaminhar os processos para emissão da nota de empenho do exercício seguinte;

XI - informar à Diretoria de Finanças - DF, até o dia 10 de dezembro de cada ano, compromissos contratuais não liquidados no exercício, objetivando reforço, cancelamento e/ou inscrição de saldos de empenho em restos a pagar;

XII - controlar o prazo de vigência do contrato de forma a iniciar, com antecedência suficiente, os procedimentos para renovação, realização de nova licitação ou contratação direta, devendo informar aos fiscais e a representantes do setor requisitante 06 (seis) meses antes do fim da vigência, sobre a data de encerramento do contrato, solicitando manifestação quanto ao interesse ou não na continuidade do contrato, conforme o caso;

XIII- não havendo interesse ou não sendo autorizada a prorrogação, comunicar ao responsável pelo setor requisitante para que adote as providências que entender cabíveis, inclusive a abertura de novo processo licitatório;

XIV - havendo o interesse na prorrogação, enviar ofício à contratada para informar se há interesse na prorrogação do contrato;

XV – ultimadas as tratativas visando à prorrogação do contrato, encaminhar o processo, 03 (três) meses antes do término da vigência, à Diretoria de Material e Serviço - DMS, visando à realização da pesquisa de preços e, comprovada a vantajosidade na prorrogação, encaminhamento para elaboração da reserva técnica e respectiva submissão à Assessoria Jurídica - AJUR, com vistas à Primeira Secretaria ou à Mesa Diretora, conforme o caso, para as devidas autorizações;

XVI - colaborar com a DGA, quando solicitado, para obtenção da documentação necessária à formalização do contrato administrativo ou à sua prorrogação;

XVII - comprovar, nos casos de dispensa e inexigibilidade de licitação, se a contratada continua mantendo, em relação à execução do objeto, as condições que ensejaram sua contratação;

XVIII - gerenciar a concessão dos reajustamentos, controlando a equação oriunda do equilíbrio econômico-financeiro;

XIX - analisar a justificativa técnica apresentada pelo interessado em promover alteração do contrato, seja a requerimento da administração ou da contratada, encaminhando à autoridade competente com parecer;

XX - analisar os preços ofertados pela contratada, por ocasião da prorrogação ou da concessão de reajuste, zelando para que se mantenham compatíveis com os praticados no mercado;

XXI - acompanhar processos de aplicação de sanções administrativas, bem como subsidiar as decisões da administração;

XXII - assinar o termo de recebimento definitivo do objeto contratado, quando não houver designação de comissão de recebimento;

XXIII - conduzir os procedimentos de finalização do contrato quando acabar a vigência ou quando houver descumprimento contratual que motive a rescisão, garantindo o contraditório e a ampla defesa;

XXIV - propor, ao término da vigência do contrato, e desde que não haja pendência, a liberação da garantia contratual em favor da contratada;

XXV - alimentar informações complementares no SISCON;

XXVI- orientar fiscais quanto a dúvidas na resolução de incidentes durante a execução do contrato;

XXVII - manter o processo de contratação organizado, autuando todos os documentos relevantes relativos à contratação em ordem cronológica;

XXVIII - sempre que necessário, emitir pareceres e relatórios das atividades e resultados obtidos na execução do contrato, como forma de subsidiar a Administração na tomada de decisões;

XXIX - manter atualizada a informação de ocorrências relacionadas à execução contratual, para registro no cadastro de fornecedores;

XXX - participar da elaboração do projeto básico/termo de referência junto com a ASSEPLAG;

XXXI - participar da elaboração de novo projeto básico/termo de referência nos casos em que os instrumentos contratuais não puderem ser prorrogados.

II - conhecer detalhadamente o processo de contratação, bem como o contrato e as cláusulas nele estabelecidas, principalmente quanto:

a) ao objeto da contratação;

b) a forma de execução;

c) o cronograma de serviços;

d) as obrigações da contratante e da contratada;

e) as condições de pagamento e

f) atribuições de fiscalização;

III - acompanhar e fiscalizar o contrato para o qual foi designado, verificando o cumprimento das disposições contratuais, técnicas e administrativas;

IV - orientar e notificar a contratada, através do seu preposto, sobre a correta execução do objeto, e, pelo mesmo meio, levar ao seu conhecimento a ocorrência de qualquer fato que gere o descumprimento das cláusulas contratuais, recomendando medidas, estabelecendo prazos de resolução e juntando o respectivo documento ao processo de contratação, bem como eventuais justificativas apresentadas pela contratada;

V - esclarecer dúvidas do preposto, encaminhando às áreas competentes os problemas que surgirem quando não for da sua competência;

VI - conferir os materiais, equipamentos e contingentes utilizados nas prestações de serviços, zelando pela suficiência numérica e por sua qualidade;

VII - acompanhar e controlar as entregas, principalmente quanto à qualidade, quantidade, especificação, prazos de entrega, entre outros;

VIII – solicitar, quando for o caso, a substituição dos materiais ou serviços que estejam em desacordo com as especificações do contrato, ou sejam inadequados, ou apresentem vícios;

IX - realizar junto à contratada as medições dos serviços nas datas estabelecidas, de acordo com a descrição definida na especificação técnica do contrato;

X - estabelecer prazo para correção de eventuais pendências na execução do contrato e informar ao gestor do contrato ocorrências que possam gerar dificuldades à conclusão do seu objeto;

XI - analisar as justificativas apresentadas e, se não aceitas, encaminhar toda a documentação ao gestor do contrato, para providências;

XII - no caso de prestação de serviços, e com o objetivo de evitar questionamentos quanto à pessoalidade e à subordinação, submeter quaisquer imperfeições, atrasos, reclamações ou orientações diretamente ao preposto da contratada;

XIII - no caso de obras e serviços de engenharia, verificar o cumprimento pela contratada das normas de segurança no trabalho;

XIV - exigir cópia da Anotação de Responsabilidade Técnica – ART, se o contrato assim determinar;

XV - exigir a entrega do “as built” da obra/reforma, se o contrato assim determinar;

XVI - manter o controle nominal dos empregados da contratada vinculados ao contrato, exigindo que se apresentem devidamente uniformizados, quando for o caso, e solicitando a substituição daqueles que comprometam a perfeita execução dos serviços, inclusive quando decorrente de comportamento inadequado; e dos ausentes ao serviço.

XVII - exigir que a contratada mantenha seus bens devidamente identificados, de forma a não serem confundidos com similares de propriedade da Administração;

XVIII - avaliar o nível de satisfação com o objeto contratado, por meio do recebimento de elogios ou reclamações dos setores da Administração atingidos pela contratação, consignando os resultados no processo por meio de relatório próprio;

XIX - oficiar à contratada para adoção de medidas preventivas e corretivas, com estabelecimento de prazos para a correção das faltas, falhas e irregularidades observadas na execução do contrato, primando pela manutenção do nível de qualidade dos serviços;

XX – relatar ao gestor do contrato o não atendimento do disposto no inciso anterior, bem como sobre eventual irregularidade ou incapacidade técnica da empresa na execução contratual;

XXI - notificar a contratada sobre possível punição acerca de atraso injustificado após exaurido o prazo para entrega, fixando data-limite para o cumprimento da obrigação;

XXII - acatando as justificativas sobre atraso na entrega, advertir a contratada de que novas ocorrências poderão acarretar aplicação de penalidade;

XXIII – articular com o gestor do contrato, informando-o acerca das atividades desempenhadas e todas as notificações encaminhadas à contratada, bem como pendências constatadas na execução do contrato;

XXIV - receber os documentos apresentados para pagamento, conferindo os dados das faturas/nota fiscais, tais como: valor unitário e total; identificação da contratante; dados bancários, entre outros, bem como se foram apresentados os documentos complementares estabelecidos no check-list elaborado pela ASSEPLAG, providenciando a atestação ou promovendo notificação à contratada para regularização de impropriedade constatada;

XXV – encaminhar a documentação referida no inciso anterior para a DF em tempo hábil para que seja processada a respectiva liquidação, mantendo o regular fluxo de pagamentos do contrato;

XXVI - propor a revisão de valores a serem pagos à contratada, registrando em relatório a ser encaminhado ao gestor do contrato, quando verificar, por exemplo, que a contratada não produziu os resultados acordados; quando deixou de executar ou não executou as obrigações com a qualidade mínima; deixou de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço ou utilizá-los com a qualidade ou quantidade inferior à pactuada;

XXVII - informar ao gestor do contrato sua opinião, documentada em relatório, sobre a prorrogação do prazo contratual;

XXVIII - informar ao gestor do contrato, motivadamente, a necessidade de eventuais glosas a serem aplicadas, detalhando as informações necessárias a subsidiar o cálculo e demais providências necessárias;

XXIX – propor ao setor contratante, sujeito à análise do gestor do contrato, motivadamente, acréscimos ou supressões ao contrato;

XXX - propor ao gestor, na hipótese de descumprimento contratual, a aplicação de sanções à contratada, de acordo com as regras estabelecidas no ato convocatório e/ou contrato;

XXXI - recomendar ao gestor a rescisão do contrato, quando verificado inadimplemento das obrigações pela contratada;

XXXII - assinar o termo de recebimento provisório do objeto contratado, quando não houver designação de comissão de recebimento;

XXXIII – subsidiar o gestor, fornecendo informações capazes de lhe fornecer segurança para aceitar o objeto definitivamente;

XXXIV - manter de forma individualizada, preferencialmente em meio magnético, os documentos relativos à execução, tais como: contrato; termos aditivos; relatórios de execução; correspondências enviadas e recebidas, inclusive e-mails; registro das ocorrências relacionadas à execução do contrato, tanto quanto ao cumprimento das etapas, quanto a eventuais falhas, entre outros; e

XXXV - manter controle das ordens de serviços emitidas e cumpridas, quando aplicável.

Declaro ainda que eventual superveniência de quaiquer das situações elencadas no pré-falado dispositivo será imediatamente comunicada à Diretoria Geral de Administração, nos termos do disposto no §3º, do art. 7º da citada Resolução.